Les réunions qui échappent à tout contrôle font plus de mal que de bien en dressant les gens les uns contre les autres et en fomentant la division plutôt que la coopération.

Les directives simples suivantes peuvent aider les responsables de réunions à gérer avec succès les réunions sans les laisser se transformer en querelles ou se déliter. En suivant certaines règles de base, vous pouvez éviter les petits sarcasmes qui peuvent dégénérer en guerre des mots.

Une seule personne parle à la fois. Si quelqu’un s’arrête de parler ou si plusieurs auditeurs commencent à parler entre eux, renforcez cette règle en utilisant ces méthodes.

Sans quitter des yeux l'orateur dont c'est le tour, levez la main vers la ou les personnes intervenantes et dites poliment : « Excusez-moi (nom de l'orateur), pouvez-vous attendre un moment que tout le monde fasse attention ? » Veillez à terminer votre phrase sur un ton ferme. Évitez de donner l’impression que vous vous plaignez ou que vous hésitez, afin de forcer la personne qui interrompt à coopérer. Ne regardez pas l’interrupteur. Tout le monde autour de vous le regardera. Il aura honte et sera en colère contre vous, ayant le sentiment que vous l'avez embarrassé devant tout le monde. Si cette personne continue d’interférer, répétez votre appel à la conformité sur un ton plus fort et plus autoritaire, tout en continuant à regarder l’orateur. Seulement lorsque tout le monde sera à nouveau silencieux, adressez-vous à nouveau à l'orateur en faisant un geste de la main et en disant : « Merci (nommez la personne qui parle), vous pouvez continuer maintenant. Vous nous disiez... »

Ayant dirigé d'innombrables réunions et conférences au fil des années, je peux affirmer avec confiance que lorsque vous appliquez les règles empiriques immédiatement et de manière décisive dès le début de la réunion, vous réussirez à créer un environnement positif qui durera tout au long de la discussion. Le principe doit être de mettre l'accent sur le droit de l'orateur d'être entendu. Ensuite, les gens feront attention les uns aux autres et seront courtois les uns envers les autres quand ils en auront envie, au lieu d’intervenir sans réfléchir.

Les participants ne peuvent s'exprimer qu'une seule fois sur un point de l'ordre du jour jusqu'à ce que tous ceux qui souhaitent contribuer aient eu l'occasion de s'exprimer une fois. Cette règle évite que des personnalités coercitives dominent le débat et en fassent leur propre espace de manifestation, car les timides n’osent pas s’affronter à de telles personnes pour prendre la parole.

Mais comment appliquer cette règle ? Par exemple, si une personne recommence à parler avant que les autres ne parlent, levez la main vers elle et dites : « Nous aimerions certainement connaître votre opinion, mais découvrons d'abord ce que le reste du groupe en pense. » « Oui, …, maintenant c'est votre tour. » Le but n’est pas de gêner les participants mais de s’assurer qu’ils se comportent de manière responsable.

Chaque orateur peut parler pendant un maximum de deux minutes (ou une certaine durée déterminée par vous). Même si cette restriction peut sembler inutile, elle répond à un objectif important. Un proverbe affirme : « Les choses qui peuvent être faites à tout moment sont rarement faites. » S’il n’y a pas cette volonté, il n’y a aucune raison pour que les participants ressentent le besoin d’être concis. Ils se répètent, parlent au hasard et sautent du coq à l’âne, tandis que leurs auditeurs sont transportés mentalement à l’autre bout du monde.

Dans leur célèbre livre Elements of Style, Strunk et White écrivent : « Une écriture forte est courte. » Un discours puissant est également court. Parler pendant deux minutes maximum peut transformer des sessions ennuyeuses en réunions rapides et productives.